Veranstaltung planen: Auf diese Punkte kommt es an!
Veranstaltungsplanung ist das A und O für ein gelungenes Event. Es gibt eine Menge Faktoren, die in den Planungsprozess einbezogen werden müssen, damit eine Veranstaltung professionell über die Bühne gehen kann. Hier finden Sie die fünf wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, damit Ihr Event zur echten Erfolgsstory wird.
1. Das Ziel im Fokus
Den Weg zur erfolgreichen Veranstaltung gehen Sie am besten mit dem konkreten Ziel vor Augen. Möchten Sie ein Produkt professionell präsentieren? Soll eine Team Building-Maßnahme die Motivation Ihrer Mitarbeiter ebenso stärken wie deren Zusammenhalt in der Firma? Ist eine rauschende Hochzeitsfeier geplant, die als schönster Tag im Leben eines Paares zum unvergesslichen Erlebnis wird? Sie sehen an den wenigen Beispielen schon: Kein Event ist wie das andere. Daher muss jedes anders geplant werden, damit es zum individuellen Ereignis für alle Beteiligten wird. Sie wollen ja schließlich eine “Zielwirkung” mit ihrer Veranstaltung erreichen. Arbeiten Sie mit Fokus auf diese Wirkung hin. So werden Erfolgsstories in Sachen Veranstaltung geschrieben: mit einem Ziel vor Augen.
2. Professionalität an den Tag legen
Ein Event ist eine Visitenkarte. Je professioneller diese gestaltet ist, umso seriöser, vertrauenswürdiger es gestaltet ist, umso mehr bleiben Sie bei Kunden, Geschäftspartnern und Gästen in Erinnerung. Im positiven Sinne natürlich! Professionalität ist sowohl bei der Planung als auch der Realisierung wichtig. Dabei ist bedeutsam, dass Sie im Rahmen Ihres Budgets erstklassige Protagonisten und Produkte für die Veranstaltung nutzen. Das gilt für Technik und Moderation ebenso wie für Musik und andere Variante eines attraktiven Rahmenprogramms. Mit einem Event zeigen Sie sich. Tun Sie das von der besten Seite und begreifen Sie die Veranstaltung als echte Chance!
3. Realismus ist wichtig
Eine gute Veranstaltung lässt sich nicht aus dem Hut zaubern. Ein frühzeitiger Planungsbeginn ist unerlässlich. Die Veranstaltung muss nicht nur räumlich realistisch geplant werden, sondern auch mit Puffer beim Veranstaltungsprogramm: Kein Veranstalter sollte planen, dass wenn für 18:30 eingeladen ist alle um 18:30 auf ihren Plätzen sitzen und aufnahmefähig sind. Zeit für die kleinsten Dinge muss eingeplant werden.
4. Die Frage nach dem wann?
Natürlich braucht eine Veranstaltung auch ein Zeitmanagement. Doch darf dies nicht zum Stress ausarten, weil dieser Druck bei den Teilnehmern zu einem negativen Beigeschmack führen kann. Die Gäste eines Events müssen sich immer wohlfühlen, damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird. Die Tageszeit ist ebenso wichtig wie die Saison, in der ein Event abgehalten wird. Auch das Thema Wochenende oder unter der Woche ist in die Planung einzubinden. Generell bringen Teilnehmer bei Veranstaltungen, die am Morgen stattfinden, mehr Aufmerksamkeit mit. Bei anspruchsvollen Themen ist auch die professionelle Pausenplanung ein wichtiges Element. Psychologie ist bei der Zeitplanung für eine Veranstaltung generell ein wichtiger Faktor!
5. Technik: Equipment im Fokus
Technische Ausstattung hebt eine Veranstaltung in ganz neue Dimensionen. Ob mit Beleuchtung, Sound oder Lichteffekten. Sie machen aus einfachen Veranstaltungen ein Event auf Top-Niveau, das hohe Professionalität auf die Teilnehmenden ausstrahlt und mit ausgezeichneter Effizienz punktet. Technik beginnt dort, wo das Mensch in seinen Fähigkeiten eingeschränkt ist. Sie sorgt für den Feinschliff der Tätigkeiten unseres gesamten Lebens vom Fotografieren bis zum Fliegen, vom Auto fahren bis zur Musik. Kein Wunder, dass Sie mit ausgereifter Technik auch bei Events punkten können!
Bei spezifischen Fragen zu technischen Möglichkeiten, aber auch ganz allgemeinen Fragen, zögern Sie nicht uns anzusprechen!