Wer eine Outdoor-Veranstaltung plant, denkt zunächst vor allem an die optische Gestaltung, an Veranstaltungstechnik zur Beschallung sowie an die Wahl einzuladender Akteure. Doch größere Events im Freien benötigen eine deutlich weitergehende Veranstaltungsplanung. Denn neben inhaltlichen Fragen und einer rundum funktionierenden Veranstaltungstechnik spielen auch Themen wie die Versorgung und die Sicherheit der Gäste eine wichtige Rolle. Nur wenn Sie diese Themen in die Veranstaltungsplanung einbeziehen, erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und lassen Ihr Event zu einem wirklich gelungenen Projekt werden. Auf welche Besonderheiten Sie dabei unbedingt achten sollten, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Nicht nur im Sommer ein Muss: Die Trinkwasserversorgung
Überall dort, wo sich viele Menschen über einen längeren Zeitraum aufhalten, gehört die Versorgung mit Trinkwasser dazu. Dass dies nicht nur an heißen Sommertagen gilt, versteht sich von selbst. Denn eine kostenfreie Erfrischungsmöglichkeit und die Gewährleistung schneller Hilfe bei gesundheitlichen Kümmernissen wie Ohnmachtsanfällen werden rund ums Jahr benötigt.
Die gesetzlichen wie technischen Vorgaben für eine Trinkwasserversorgung sind sowohl durch die Trinkwasserverordnung (TrinkwV 2001) als auch durch eine Reihe von technischen Regelwerken festgelegt. Da der Veranstalter von der Übergabestelle (z. B. einem Hydranten) bis zur Entnahmestelle für die Trinkwasserqualität haftet, ist die Beachtung aller relevanten Bestimmungen unabdingbar und muss im Rahmen der Veranstaltungsplanung bedacht werden. So dürfen Sie für den Anschluss an einen Hydranten ausschließlich geeignete Standrohre bzw. Vorrichtungen des örtlichen Trinkwasser-Versorgungsunternehmens einsetzen. Die Leitungen müssen von fachkundigem Personal installiert, gründlich gereinigt und in kurzen Abständen durchgespült werden. Sämtliche Leitungen und Bauteile, Apparate und Maschinen (beispielsweise Geschirrspüler) müssen anerkannte Vorgaben erfüllen und mit einem DVGW-Prüfzeichen versehen sein. Ferner ist es erforderlich, dass die Leitungen lichtundurchlässig, beständig gegen UV-Strahlung sowie bis 10 bar druckbeständig sind. Diese und weitere Vorschriften müssen Sie bei der Veranstaltungsplanung berücksichtigen und mit entsprechender Veranstaltungstechnik umsetzen.
Ebenfalls sehr wichtig bei der Veranstaltungsplanung: Toilettenanlagen
Auch die Bereitstellung von Toiletten für die Besucher gehört bei Freiluft-Events zur Veranstaltungsplanung. Zu beachten ist dabei die für den jeweiligen Veranstaltungsort geltende Gaststättenverordnung. Zumeist ist hierin geregelt, dass WCs leicht erreichbar, jederzeit benutzbar und entsprechend gekennzeichnet sein müssen. Die Zugänglichkeit ist von Beginn an bis zum endgültigen Schluss der Veranstaltung sicherzustellen. Die Anzahl benötigter Toiletten richtet sich nach der Besucherzahl. In Berlin beispielsweise müssen pro 100 Besucher bei Veranstaltungen mit bis zu 1.000 Gästen 1,2 Damen-WCs sowie 0,8 Herren-WCs nebst 1,2 Urinalen vorhanden sein. Bei über 1.000 Besuchern sinkt die Zahl auf 0,8 Damen-Toiletten, 0,8 Herren-Toiletten nebst 0,6 Urinalen und bei Events mit mehr als 20.000 Teilnehmern auf 0,4 Damen-WCs, 0,3 Herren-WCs und 0,6 Urinale je 100 Besucher.
Wenn Sie Ihre Veranstaltungsplanung durchführen und die Veranstaltungstechnik auswählen, können Sie mitunter Toilettenanlagen ordern, die sich an das öffentliche Kanalnetz anschließen lassen. Allerdings ist dies antrags- und genehmigungspflichtig und bedingt die Entrichtung eines Entwässerungs-Entgeltes. Alternativ können Sie im Rahmen der Veranstaltungstechnik Toilettenkabinen anfordern. Aufstellung und Entsorgung erfolgen hier in der Regel über einen gewerblichen Verleiher.
Flucht- und Rettungswege einrichten
Damit es im Fall der Fälle nicht zu einer Gefährdung Ihrer Gäste kommt, müssen Sie Flucht- und Rettungswege schaffen. Während Fluchtwege dazu dienen, einen bestimmten Ort schnell und ungehindert verlassen zu können, ermöglichen Rettungswege Hilfskräften von Feuerwehr und THW das Retten von Personen und Sachen. Weil somit zwei entgegengesetzte Laufrichtungen von Flüchtenden und Rettern entstehen, müssen Flucht- und Rettungswege getrennt voneinander geführt werden. Die für eine Schaffung von Flucht- und Rettungswegen vorgegebenen Regelungen sind recht komplex, weswegen Sie sich bei der Planung Ihres Events eingehend mit den geltenden Rechtsvorschriften vertraut machen sollten.
Gute Veranstaltungstechnik, gute Planung – wir machen’s!
Wie Sie gesehen haben, bedarf die Planung einer Outdoor-Veranstaltung zahlreicher Überlegungen. Damit Sie hier in jeder Hinsicht rechtlich abgesichert sind, sollten Sie ausreichend Zeit und Know-how mitbringen und Konzepte erstellen, die wirklich tragfähig sind. Denn jedes vergessene Detail kann Ihnen unter Umständen zum Verhängnis werden und Ihnen wie Ihren Gästen Schaden zufügen.
Gern stehen wir Ihnen bei der Vorbereitung Ihres Freiluft-Events mit Rat und Tat sowie mit moderner und wirksamer Veranstaltungstechnik zur Seite!